La gestione dello stock resta una delle attività più complesse e strategiche in farmacia. Garantire un assortimento ampio, gestire la variabilità della domanda e operare in un contesto in cui il tempo a disposizione è sempre meno rende il riordino un passaggio critico, sia sul piano operativo che su quello economico.
Su queste premesse nasce CGM Predict, una soluzione basata su modelli predittivi e analisi avanzate dei dati, pensata per ottimizzare i livelli di magazzino, velocizzare le operazioni di riordino e ridurre il carico di lavoro quotidiano per i farmacisti. Un progetto sviluppato da CGM in collaborazione con New Line Ricerche di Mercato. Ne abbiamo parlato con Luca Carminati (nella foto), Senior Product Manager di PCS Europe e Viki Nellas (nella foto), R&D Lead di New Line Ricerche di Mercato.
Perché oggi il riordino e la gestione dello stock sono ancora un punto critico per molte farmacie?
Luca Carminati: per diverse ragioni: innanzitutto a causa della variabilità della domanda, che in farmacia subisce forti oscillazioni in funzione della stagionalità, dei cambiamenti nelle prescrizioni mediche, o a causa di shock esterni come è stato il caso della pandemia. Questo rende difficile prevedere con precisione i livelli di stock necessari. Un’altra complessità riguarda l’ampiezza dell’assortimento: la farmacia deve gestire una gamma molto vasta di prodotti. A questo si aggiunge il fatto che molti strumenti attualmente esistenti richiedono costi di gestione e formazione e spesso i tool non sono integrati con il gestionale della farmacia, mentre il flusso di approvvigionamento dovrebbe essere allineato con tutti i flussi gestionali.
Viki Nellas: C’è anche un altro aspetto: la gestione dello stock è un’attività molto time-consuming per il farmacista. Richiede dedizione, è quotidiana e spesso va svolta più volte al giorno. E il magazzino ha un peso rilevante sul bilancio della farmacia. Dovendo gestire con attenzione anche l’aspetto economico-penso in particolare alle farmacie indipendenti, non supportate nella gestione finanziaria dalla catena di appartenenza-per cui non è semplice trovare un equilibrio che consenta di evitare le carenze senza generare costi elevati dovuti a una disponibilità superiore al fabbisogno reale.
Come si integra CGM Predict nella gestione quotidiana della farmacia? Che cosa cambia – o non cambia – per chi lo utilizza?
Luca Carminati: CGM Predict nasce proprio per affrontare le criticità di cui abbiamo parlato e si integra profondamente con Wingesfar, il gestionale CGM. Tutti i giorni, il gestionale invia i dati di vendita e di scorta all’algoritmo che durante la notte elabora le informazioni e aggiorna automaticamente i livelli di scorta minima e massima ogni mattina.
Due caratteristiche che contraddistinguono la nostra soluzione sono: la perfetta integrazione con gli altri flussi della farmacia – vendite, contabilità – e i costi di apprendimento che sono praticamente nulli. Il farmacista non deve cambiare il proprio modo di lavorare: trova le proposte di riordino direttamente nel gestionale, con aggiornamenti automatici. Non deve imparare nuovi strumenti né nuove modalità di interazione.
CGM Predict di fatto arricchisce la proposta per il farmacista e introduce nell’ecosistema Pharmasuite, assieme ad altri strumenti innovativi, l’Intelligenza Artificiale a supporto del farmacista, sempre più importante per la farmacia di oggi e di domani.
CGM Predict si basa su modelli predittivi e intelligenza artificiale: che tipo di analisi compie e con quali dati lavora?
Viki Nellas: agisce sul punto critico, ovvero la previsione della domanda. Si basa su modelli di forecast ottimizzati attraverso l’utilizzo dell’intelligenza artificiale, al fine di identificare la quantità ottimale di merce da tenere in magazzino, in modo da rispondere alla domanda del paziente-consumatore con un servizio qualitativo ma allo stesso tempo minimizzando i costi e senza generare scorte eccessive. I modelli vengono alimentati sia dai dati della singola farmacia (venduto, scorte, dimensione della farmacia e del magazzino), fondamentali per realizzare una previsione in linea con le esigenze di ogni singolo punto vendita, sia dai dati di mercato, quindi esterni alla farmacia e necessari per cogliere dinamiche e dimensioni più ampie. Questo consente di raggruppare i prodotti venduti dalla farmacia in cluster specifici, correlati anche alla rilevanza della singola referenza per il Canale nel suo insieme, e di calcolare i livelli minimi e massimi di scorta in maniera differenziata. La capacità di integrare anche i dati di mercato è un elemento distintivo e innovativo rispetto alle soluzioni attualmente esistenti. In più, l’aggiornamento quotidiano permette di intercettare tempestivamente variazioni nella domanda legate alla stagionalità o ad altri fattori esogeni.
GGM Predict è già operativo? Avete dei primi riscontri legati all’utilizzo?
Luca Carminati: La fase di test è già attiva: attualmente ci sono dieci farmacie che lo stanno utilizzando da tre mesi. I feedback sono molto positivi: viene apprezzata la semplicità d’uso e il fatto che le proposte siano in linea con le vendite effettive, senza più ordini che sovraccaricano il magazzino.
Viki Nellas: Le simulazioni, realizzate su dati reali di dieci farmacie prima dell’avvio della fase pilota, hanno evidenziato risultati interessanti: riduzione del volume a stock tra il 10% e il 25%, risparmio sul valore di magazzino tra il 5% e il 30%, e una diminuzione dei prodotti riordinati tra il 10% e il 20%. Tutto questo garantendo sempre il corretto livello di qualità del servizio al cliente.
Come si traduce, quindi, il risparmio generato da CGM PREDICT nella qualità del servizio al cliente in farmacia?
Viki Nellas: Il farmacista risparmia tempo e può dedicare meno energie al riordino, concentrandosi invece sulle attività al banco, che sono il cuore della sua professione. La relazione con il paziente è fondamentale e la farmacia ha un ruolo sempre più centrale sul territorio. Strumenti tecnologici sofisticati ma facili da usare – come CGM Predict – vanno esattamente in questa direzione. Ed è una soluzione in continua evoluzione che si arricchirà di nuove funzionalità già individuate nella fase pilota e destinate ad ampliarsi con l’estensione dell’utilizzo.
CGM Predict verrà lanciato ufficialmente a Cosmofarma nella CGM Arena il 12 aprile dalle 11.30 alle 12.00.